Conforme o CEO da Vert Analytics, empresa referência nacional em soluções analíticas e inteligência artificial aplicadas à gestão pública e corporativa, Andre de Barros Faria, a transformação digital prometeu simplificar rotinas, reduzir custos e acelerar decisões, mas muitas empresas passaram a enfrentar um fenômeno silencioso: a burocracia digital. Processos que antes eram lentos por causa do papel agora se tornam complexos devido ao excesso de sistemas, regras automatizadas e fluxos pouco integrados.
Neste artigo, você vai entender como a burocracia digital surge, por que ela pode comprometer a eficiência das organizações e quais caminhos ajudam a equilibrar inovação tecnológica com simplicidade operacional.
Por que a digitalização pode tornar processos ainda mais complexos?
Digitalizar processos não significa necessariamente torná-los mais simples. Segundo o CEO da Vert Analytics, Andre de Barros Faria, muitas organizações apenas transferem rotinas antigas para plataformas digitais sem repensar a lógica operacional, o que mantém a complexidade existente. Nesse contexto, o Main, da Vert Analytics, surge como uma proposta orientada por agentes de IA capazes de automatizar tarefas repetitivas e reorganizar fluxos, reduzindo etapas redundantes, formulários extensos e a necessidade de múltiplos acessos para concluir atividades básicas.
Além disso, a busca por controle absoluto leva organizações a implementar regras excessivas dentro dos fluxos digitais. Aprovações em cascata, notificações constantes e validações automáticas podem criar uma sensação de eficiência, mas acabam aumentando o tempo necessário para executar atividades que deveriam ser rápidas. A tecnologia passa a reproduzir a burocracia tradicional em um ambiente aparentemente moderno.
Outro fator relevante é a falta de visão integrada. Departamentos adotam ferramentas diferentes para resolver problemas específicos, sem considerar a experiência geral do usuário. Essa fragmentação transforma a inovação em um labirinto operacional, no qual profissionais precisam alternar entre plataformas para realizar tarefas simples.
Como a burocracia digital impacta a produtividade das equipes?
Assim como destaca Andre de Barros Faria, especialista em tecnologia, a presença de obstáculos invisíveis nos processos digitais afeta diretamente o desempenho das equipes. Quando sistemas exigem muitos passos ou não se comunicam entre si, profissionais gastam mais tempo navegando em interfaces do que executando atividades estratégicas. Esse desgaste reduz o foco e aumenta a sensação de sobrecarga. Com o tempo, a produtividade passa a ser influenciada não apenas pela complexidade das tarefas, mas também pelas limitações impostas pela própria tecnologia utilizada.
Outro impacto ocorre na tomada de decisão. Fluxos excessivamente automatizados podem limitar a autonomia das pessoas, criando dependência de regras rígidas que nem sempre refletem a realidade do negócio. A falta de flexibilidade impede ajustes rápidos diante de situações inesperadas, tornando a organização menos ágil. Quando não há espaço para análise crítica ou adaptação humana, a inovação perde força e os processos deixam de acompanhar a dinâmica do mercado.
Quais sinais indicam que a inovação virou obstáculo?
De acordo com Andre de Barros Faria, um dos principais sinais da burocracia digital é a repetição de tarefas que deveriam ser automatizadas. Quando profissionais precisam inserir as mesmas informações em diferentes sistemas, fica evidente que a integração tecnológica não foi planejada de forma estratégica. Esse retrabalho compromete a eficiência e aumenta o risco de erros. Além disso, a sobrecarga operacional pode gerar desgaste nas equipes, reduzindo o foco em atividades mais analíticas e estratégicas.
Outro indicativo é o aumento do tempo necessário para concluir processos após a digitalização. Se a inovação não reduz prazos nem melhora a experiência do usuário, provavelmente há excesso de etapas ou fluxos mal estruturados. A tecnologia, nesse caso, deixa de ser solução e passa a ser parte do problema. Revisar jornadas digitais e eliminar etapas redundantes torna-se fundamental para recuperar agilidade e garantir que a transformação gere valor real.
Por fim, também é comum observar a dificuldade em localizar informações relevantes. Sistemas digitais deveriam facilitar o acesso ao conhecimento, mas quando documentos estão dispersos ou mal organizados, as equipes enfrentam barreiras semelhantes às do ambiente físico. A ausência de governança informacional amplia a sensação de desordem, mesmo em plataformas modernas, dificultando a tomada de decisão e comprometendo a confiança nos dados disponíveis.
Autor: Diego Rodríguez Velázquez