Processos bem estruturados raramente permanecem eficientes por muito tempo sem ajustes constantes, alude Rolando Bonaccorsi, sendo diretor de operações da Vert Analytics. Isto posto, a maioria das empresas trata a revisão de processos como um evento pontual, quando, na prática, ela deveria funcionar como um hábito contínuo de gestão.
Esse hábito contrasta com a lógica dos grandes projetos de reestruturação, que prometem resultados rápidos, mas costumam esbarrar em custos elevados e resistência interna. Pensando nisso, a seguir, vamos compreender as diferenças entre ajustar aos poucos e redesenhar tudo de uma vez, e como isso ajuda a escolher o caminho mais seguro para cada operação.
Por que grandes redesenhos de processos raramente entregam o prometido?
Reestruturações amplas partem de uma promessa sedutora: recomeçar do zero e eliminar de uma só vez as falhas acumuladas. Na prática, esses projetos exigem meses de planejamento, paralisam parte da operação e dependem de previsões que raramente se confirmam com exatidão. Rolando Bonaccorsi explana que o risco cresce quando a equipe perde a referência do processo anterior antes de dominar o novo.
Outro problema recorrente é o descompasso entre o desenho teórico e a rotina real das equipes. Um fluxograma revisado em uma sala de reunião nem sempre reflete os gargalos que aparecem no dia a dia. Quando isso acontece, o novo processo nasce desatualizado e já demanda correções, o que anula parte do ganho esperado com a reestruturação.
O que a melhoria contínua oferece que a reformulação total não consegue?
Revisar processos em ciclos curtos permite testar mudanças pequenas antes de comprometer toda a operação. Tal como sugere Rolando Bonaccorsi, esse formato reduz o risco porque cada ajuste pode ser corrigido rapidamente caso não funcione como esperado, sem gerar impacto generalizado nas rotinas operacionais da empresa. Além disso, a melhoria contínua mantém a equipe envolvida no processo de transformação, em vez de recebê-lo pronto. Isso favorece a adesão, já que as mudanças nascem da própria prática e não de um projeto externo imposto de cima para baixo.
Trade-offs entre revisar e redesenhar processos
Nenhuma das duas abordagens é superior em todos os contextos. De acordo com o diretor de operações da Vert Analytics, Rolando Bonaccorsi, a escolha depende do tamanho da operação, da urgência do problema e da capacidade da equipe de absorver mudanças. Logo, antes de decidir, é importante considerar alguns pontos que costumam pesar na balança:
- Velocidade: redesenhos entregam mudanças mais visíveis no curto prazo, enquanto a melhoria contínua distribui os ganhos ao longo do tempo;
- Risco operacional: revisões frequentes isolam falhas com mais facilidade, já reestruturações amplas concentram o risco em um único momento crítico;
- Custo: projetos de redesenho normalmente exigem investimento concentrado, enquanto ciclos de revisão diluem o gasto em etapas menores;
- Cultura interna: equipes acostumadas a mudanças graduais tendem a resistir menos à melhoria contínua do que a rupturas abruptas.
Esses fatores mostram que a decisão não é apenas técnica, mas também estratégica. Portanto, ignorar o contexto interno da empresa ao escolher entre uma abordagem e outra é um dos erros mais comuns em projetos de otimização de processos.
Como equilibrar frequência e profundidade na revisão de processos?
Um caminho intermediário consiste em estabelecer ciclos regulares de avaliação, sem descartar reformulações pontuais quando um processo se mostra estruturalmente ultrapassado. Essa combinação evita dois extremos: a estagnação de quem nunca revisa nada e o desgaste de quem reformula tudo com frequência excessiva.
Para funcionar, esse equilíbrio exige indicadores claros de desempenho e responsáveis definidos por cada etapa dos procedimentos internos. Como frisa Rolando Bonaccorsi, sem esses elementos, tanto a revisão contínua quanto o redesenho correm o risco de perder direção e se tornarem apenas retrabalho disfarçado de melhoria.
O caminho mais sustentável para transformar processos
Em conclusão, a comparação entre as duas abordagens deixa claro que revisar processos com frequência tende a gerar resultados mais estáveis do que apostar tudo em uma reformulação única. Desse modo, empresas que tratam a revisão como rotina constroem operações mais resilientes a longo prazo, mesmo quando os ajustes parecem pequenos isoladamente.